A gestão de dados na advocacia é uma prática em pleno desenvolvimento e ascensão nos escritórios e departamentos jurídicos no Brasil. Mas no país que mais litiga no mundo e com o maior contingente de advogados, o mercado ainda esconde diversas oportunidades e necessidades na melhoria da prestação jurisdicional e advogado-cliente.
Quando falamos em gestão de dados, é importante notar que a jornada do gestor/advogado deve estar baseada na perseguição de fatos e dados que gerem valor na interpretação de algum item da operação jurídica não apenas para o escritório/departamento, mas principalmente para o cliente. É, portanto, a sua função trabalhar para que o conjunto de fatos e dados ajude na orientação de rotas empresariais, na melhoria do desempenho do serviço, na antecipação e/ou correção de problemas e na geração de valor para o cliente.
Os dashboards são a plataforma digital onde esse processo de consolidação de dados acontece, normalmente aplicado por meio de gráficos e relatórios que combinados fornecem uma visão integrada e instantânea de uma base de dados. Hoje em dia existem diversos sistemas no mercado que integram com bases de dados diversos para gerar tais interfaces. Os dashboards são um apoio fundamental na interface entre cliente e escritório porque fornecem a gestão visual e em tempo real de uma base de dados com design personalizado para as necessidades da operação, substituindo boa parte dos relatórios analíticos e pouco ágeis na interpretação sistêmica dos dados.
Nesta mesma linha, os KPI´s, ou indicadores do negócio são definidos para deixar evidente o que é importante para determinada operação no negócio, como por exemplo na gestão de uma carteira de 50 processos judiciais de uma construtora ou de um contrato de consultoria de 50 horas mensais de uma empresa de tecnologia. Cada operação tem suas características e, portanto, seus indicadores fundamentais para a gestão jurídica e consequentemente a gestão de dados. A carteira de processos judiciais pode atuar na identificação de padrões nos pedidos das ações a fim de atacar a causa raiz, ou ainda no ticket médio de acordos e condenações para realizar a estimativa de custo x resultado; no contrato de consultoria, a identificação dos tipos de contratos revisados ou tempo média de entrega podem ser uma forma de informação importante para auxiliar a empresa no espectro macro do negócio. Independente de qual a natureza de atuação, dados estão em todo o lugar e é possível extraí-los e interpretá-los se houver mecanismo de captação.
Dentro da nossa realidade do escritório, utilizamos o CPJ para captar os dados e gerar os dashboards porque é uma ferramenta oferecida por eles – o CPJ Connect – mas existem outros sistemas disponíveis no mercado que poderão sintetizar os dados e transformar em painéis de dashboard. Dizemos por aqui que mais importante do que ter o gráfico é saber qual dado buscar na jornada do serviço para responder à nossa pergunta. Mas independente de ter ou não dashboards no seu sistema, você ainda assim poderá obter dados que poderão se transformar em boas informações. Algumas dicas para auxiliá-lo neste processo:
- Defina quais respostas você deseja obter a partir daquela carteira/contrato, como por exemplo: quantas horas foram gastas no processo até o momento x valor cobrado; principais pedidos dos processos x causa raiz; tipos de contratos revisados x tempo médio de resposta;
- Crie regras claras de input dos dados no sistema ou numa planilha e dê preferência a listas pré-definidas e evite deixar campos em texto livre a fim de evitar a difusão dos dados;
- Crie uma forma de extrair estes dados por meio de relatório excel e interprete-os de maneira analítica a fim de obter padrões ou distorções;
- Caso queira evoluir, é possível estruturar a leitura do dashboard e seus respectivos painéis na sua base de dados do sistema
Em 2023 advogados de escritórios e departamentos jurídicos continuarão a desenvolver cada vez mais expertises na gestão não apenas da entrega jurídica efetivamente mas principalmente dos contextos paralelos na prestação do serviço que envolvem a assertividade, desempenho e otimização de custo da operação; ao mesmo se tornará cada vez mais necessária a compreensão dos gestores jurídicos sobre conceitos e aplicação real de captação, mineração e gestão de dados, sejam eles processuais, financeiros ou comerciais. Boas práticas como a boa alimentação de sistemas jurídicos, definição de gatilhos de captura e leitura e, principalmente, interpretação por meio de dashboards terão ainda mais importância num contexto de mudanças rápidas e pela orientação pela geração de valor entre empresa e escritório.
